воскресенье, 14 мая 2017 г.

Форма регламента для системного описания жизненного цикла

{Название компании}
{Название документа}
Ландшафт процесса {отсылка к архитектурному описанию}


Автор
10/05/2017





Дата изменения
Содержание изменений
Автор
10 мая 2017
Первичный выпуск
Имя










Основной сервис и результат выполнения процесса:

Сервис или результат
Соглашение об уровне сервиса
Заключенный договор с контрагентом
25 р.д., инициатор отвечает за прохождение документов по процессу
Оплаченные документы
5-12 р.д., инициатор отвечает за прохождение документов по процессу

Таблица 1. Ключевые ответственные
Ответственные за процесс
Кто назначен
С какой даты назначен
Держатель бюджета


Владелец описания


Ответственный за корректное исполнение


Бизнес-контролер


Корпоративный аудитор


Бизнес-аналитик


Владелец бизнес-требований


Разработчик


Техподдержка



Таблица 2. Чек-лист процесса
Пункт
Подробности см. документ
Условия запуска процесса:
·         Есть инициатор расхода, готовый выполнить все шаги процесса
·         Определена статья бюджета, с которой будет оформлен расход
·         Руководитель инициатора согласен с необходимостью расхода
·         Возможные источники поставок определены

1.       Предмет договора определен и согласован с руководителем и юристами

2.       Коммерческие предложения получены

3.       Документы контрагента проверены службой безопасности, карточка контрагента передана в канцелярию


Не более 10 пунктов



Условия досрочной остановки процесса:
1.       Контрагент не прошел проверки СБ
2.       Тендерный комитет не одобрил поставщика
3.       Расход не одобрен
4.       Условия договора не согласованы
5.       Документы на оплату некорректные
6.       Исчезла необходимость в расходе
7.       Заявка на оплату не утверждена

Условия завершения процесса:
·


Таблица 3. Связь с другими процессами
Входит в процесс верхнего уровня «Практика финансового контроля»
С каким процессом взаимодействует (код документа)
Формат взаимодействия
(документ, отчет, интерфейсы)
Соглашение об уровне сервиса
Тендерная процедура для коммерческих закупок
Заявка на потребность по форме …
Служебная записка о резервах по форме …
Коммерческое предложение по форме …
Служебная записка с обоснованием выбора безальтернативного поставщика по форме …
Отсканированные копии документов
Инструкция о порядке заключения договоров 01-3-СЕО/16 от 08.04.2014
Положение о выборе контрагента для коммерческих закупок


Таблица 4. Роли в процессе
Роль
Что делает
Необходимые компетенции
Ключевые требования роли, предъявляемые к процессу
Должность, назначенная на роль
Инициатор расхода
·         Общается с контрагентом, получает от него документы
·         Обеспечивает исполнение всех шагов процесса
·         Ведение переговоров
·         Общение с контрагентом
·         Оформление договоров
·         Оформление документов
·         Управление версиями документов
Должен своевременно узнавать о проблемах исполнения шага процесса, должен немедленно получать уведомление о завершении шага процесса.
Должен быть поиск поставщиков из списка одобренных контрагентов и действующих договоров, чтобы избегать задвоенных контрактов.
Любой сотрудник компании
Держатель статьи бюджета
·          
·          


Финансовый контроль
·          
·          




Таблица 5. Документы и отчетность процесса
Документ или отчет
Источник документа/данных
Процедура получения отчетности (ссылка)
Коммерческий договор поставки






Таблица 6. План и результаты проверок
Требование
Процедура
Результат (ссылка на документ)




Таблица 7. План и результат приемки
Требование
Процедура
Результат (ссылка на документ)




1.      Функциональное описание процесса
{Не блок-схема, а именно из каких функциональных блоков (компонент) состоит процесс и связи между ними. Принципиальная схема деятельности в процессе.}

2.      Пошаговое описание SIPOC (не обязательный блок)

От кого
Что на входе
Шаг процесса и место его выполнения
Что на выходе
Кому передается







Комментариев нет:

Отправить комментарий