Винни Пух и организация похода за медом

Стейкхолдеров всегда на одного больше, чем вы думаете.

Мудрость системной инженерии

Винни Пух каждую неделю ходит за медом. Один из таких походов описал Милн и про него сняли мультик. Как и все остальные походы, тот поход был неудачным, потому что Винни Пух плохо организовал работу. Пятачок несколько раз бегал домой то за зонтиком, то за ружьем, Винни Пух не подумал, как он будет спускаться, а план по отвлечению пчел был неудачным. Вместо того, чтобы отгонять пчел дымом, он пытался отвлечь их песнями, грязью и шариками.

Можно даже сказать, что в этом мультике показана суть плохо организованных проектов, когда вначале долго выбирают между синим и зеленым шариком, исполнители бегают туда-сюда, в конце ключевого участника кусают, расстреливают, скидывают вниз с большой высоты, а меда никто не получает.

Какие ошибки сделал Винни Пух при организации этого похода?
Целевой системой команды Пятачка и Винни Пуха был добытый мед, который медведь хотел или съесть или вернуть Кролику, у которого он когда-то съел все запасы. Эту целевую систему команда проекта определила верно, но она не сделала следующего важного шага - не рассмотрела целевую систему на ее жизненном цикле. Винни Пух не определил стейкхолдеров целевой системы и их взаимодействие. И он неправильно выбрал практику разгона пчел. В результате у них с Пятачком не получилось командной работы и проект был неуспешным. Давайте поможем ему успешно достать мед в следующий раз. Для этого:
- Разработаем модель жизненного цикла
- Определим с помощью этой модели стейкхолдеров добытого меда
- Разработаем схему командного взаимодействия

Если мы говорим, что есть организованная деятельность, это значит, что есть организация, которая занимается деятельностью. Нарисуем организацию:

Организация состоит из бизнес-структур, которые взаимодействуют между собой по правилам. Тут все просто, бизнес-структур всего две, и правила простое “делай, как я скажу”.
Эта организация занимается деятельностью, давайте подумаем, что в ней должно быть. Явно Винни Пух мало занимается планированием и организацией, с этого надо начать. Дальше он занимался маскировкой, добирался до меда на воздушном шаре, отгонял пчел и спускался. Зарисуем получившуюся модель:

Обращу внимание, что это не задачи, не физическая последовательность действий. Это деятельность, или как говорят в системном подходе, практики, логическая последовательность действий. Посудите сами, ведь добираться до меда и отгонять пчел надо будет одновременно. И маскироваться и добираться до меда надо тоже одновременно. И в то же время, если Винни Пух не доберется до меда, то отгонять пчел не придется, это взаимосвязанные события. И пока он не добрался до меда, то спускаться тоже нет смысла.
Эти две модели - организации и деятельности вместе называются моделью жизненного цикла, их делают для общей координации действий команды. Такая модель показывает общую логику выполнения проекта, не вдаваясь в конкретику того кто и когда будет делать конкретные задачи. Для того, чтобы организовать с ее помощью команду, нужно сделать простой бизнес-анализ. Нужно сделать табличку, в строках которой будут бизнес-структуры, а в столбцах будет деятельность. А в ячейках, на пересечении бизнес-структур и деятельности будут роли в этой деятельности. Это буквально означает, что на какую-то деятельность назначаются бизнес-структуры. Если вы не назначите деятельность ни на какую структуру, то ее некому будет выполнять, и у вас развалится логика проекта.
На пересечении Винни Пуха и “маскироваться” появится роль “маскировщик”, а на пересечении Пятчка и “отгонять пчел” появится роль “защитник меда”. И в результате вы можете нарисовать ролевую структуру взаимодействия:
Планировщик похода передает снабженцу похода план похода. Снабженец обеспечивает маскировщика средствами маскировки, а отгонятеля пчел репеллентами. Консультант по маскировке проверяет, хорошо ли маскировщик закамуфлировал собирателя меда и дает советы по улучшению маскировки. Отгонятель пчел отпугивает их от собирателя меда, который собирает мед из дупла высокого-превысокого дуба. Спускатель сборщиков безопасно спускает собирателя вниз.
Конечно, теперь это выглядит не как детский мультик, а как “11 друзей Оушена”, но в разделении деятельности на роли и в организации ролевого взаимодействия лежит ключ к успешному исполнению сложной деятельности.
Людей, которые исполняют какие-то роли, и которых интересует целевая система, называют стейкхолдерами. Стейкхолдеры проекта по сбору меда:
- планировщик похода
- снабженец похода
- отгонятель пчел
- маскировщик
- консультант по маскировке
- собиратель меда
- спускатель сборщиков

Есть такая шутка, что стейкхолдеров в проекте всегда на одного больше, чем вы думаете. Вы всегда кого-то не учли. Так и мы тут не учли того, ради кого все это затевалось - поедателя меда.
Помните о стейкхолдерах, думайте о всем жизненном цикле системы и продумывайте логику проекта прежде чем приступать к его исполнению, и ваши проекты станут успешнее.

http://system-school.ru/stakeholders

Рабочие продукты тренинга по стейкхолдерам, что вы получите в результате

1. Определение целевой системы своего проекта или подразделения
2. Структурная модель жизненного цикла целевой системы
3. Функциональная модель жизненного цикла целевой системы
4. Стейкхолдерские роли в вашем проекте или деятельности
5. Матрица исполнителей стейкхолдерских ролей
6. Список потенциальных проблем в проекте из-за отсутствующих стейкхолдеров и список задач для проверки
7. Ваши стейкхолдерские роли в проекте или деятельности
8. Ролевая структура деятельности вашего подразделения или проекта
9. План по делегированию
10. Список “темных лошадок” в вашем проекте или отделе, список вопросов по уточнению их роли
11. Матрица ответственности для вашего проекта или подразделения
12. Список потенциальных проблем из-за неправильно распределенной ответственности и список задач для проверки
13. Список интересов в вашем проекте или деятельности