понедельник, 24 октября 2016 г.

Руководство по качественному общению в проектах

 Много собраний и переписки еще не означает, что у вас все хорошо с коммуникациями.
1. Кто был на вашем последнем собрании? Когда вы в последний раз общались с представителями клиента из подготовленного на старте проекта короткого списка?
2. Как ты управляешь собой? Сколько времени в неделю выделено на управление собой? Опиши свою систему управления задачами.
3. Какой план коммуникаций в проекте? С какими участниками есть регулярные очные встречи? С какими далекими от вас участниками и заинтересованными сторонами вы регулярно списываетесь в чате или разговариваете по телефону? Повестка ваших встреч и обсуждений?
4. Когда в последний раз с ними общались? Сколько баллов по 10-балльной шкале вы поставите себе за содержательность и структурированность последней беседы? Что можно улучшить?
5. Посвящена ли каждая встреча только одной теме? Не размыта ли повестка? Достаточно ли все концентрируются на предмете, чтобы достичь понимания и найти устраивающее всех решение?
6. Какие интересы у участников? Какие у них KPI? Какие рычаги влияния на их поведение есть у тебя или спонсора твоего проекта?
7. Ведете ли вы личные дела сотрудников? Фиксируете ли вы их характеры, особенности поведения, сильные и слабые стороны? Ведете ли вы список задач, которые можно и нельзя им доверять? Можете ли вы ответить на вопрос, почему надо управлять этим сотрудником? О чем с ним говорить? Как с ним надо говорить? Где с ним говорить? Подстраиваете ли вы график встреч и бесед с ним, так, чтобы ему было удобно и он не торопился домой или по другим делам?
8. Какие темы для еженедельного разговора у вас есть? Какие проблемы (расхождения между желательным и действительным) есть? Что мешает решить проблемы?
9. Общение с кем ты уделяешь больше времени и почему? Подсказка – чем более способный и талантливый человек, тем больше ему надо уделять внимания.
10. Следуете ли вы при общении схеме «Мои ожидания от вас-Вот какие результаты я ожидаю-Вот что будет считаться успехом-Вот что будет считаться неудачей-Вот какие будут последствия плохо сделанной работы-Обратная связь по выполненной работе».
11. Понимают и осознают ли сотрудники последствия плохо выполненной работы для проекта и для них лично? Предоставил ли спонсор проекта вам право на письменную оценку эффективности работы персонала, выделенного на проект? Вы внесли задачу по проведению этой оценки в список задач по проекту? Знают ли участники проекта о том, что эта оценка будет проведена? Оценка будет направлена линейному руководителю, директору по персоналу и спонсору проекта?
12. Регулярно ли вы обсуждаете общий план-график и расписание проекта с ключевыми участниками? Понимают ли они последствия сдвига сроков по выполнению задач на общие сроки проекта? На все ли ближайшие задачи по плану-графику выделены и подтверждены ресурсы?
13. Какие ресурсы нужны для выполнения задач? Используете ли вы при обсуждении стандартный список ресурсов:
a. Рабочее пространство
b. Снабжение
c. Материалы
d. Оборудование
e. Транспортировка
f. Информация
g. Производственный процесс
h. Техническое обслуживание
i. Персонал
j. Таланты/Компетенции, м.б. внешние
k. Тренинги
l. Коммуникации
m. Конкретный сотрудник
14. Кто может сказать, есть ли в наличии нужный ресурс? С помощью какого процесса можно получить этот ресурс? Ожидаемое время поставки ресурса. Что вы должны сделать, если столкнетесь с проблемами при получении ресурса? Все ли участники проекта знают про процесс запроса и получения ресурса? Знакомы ли они с ключевыми людьми, отвечающими за процесс предоставления ресурса?
15. Содержит ли запрос на получение ресурса следующие пункты?
a. Что я заказываю?
b. Для кого и зачем я это заказываю? В чем польза?
c. Какие затраты на выполнение заявки? Деньги, время. Чьи это затраты, когда они будут?
d. График выполнения заявки. Дедлайн, основные этапы обработки выполнения, ресурсы на обработку заявки.
e. Есть ли План Б, если ресурс не будет получен? Какие есть альтернативные источники поставки ресурса? Какие есть возможности по возможностям замены ресурса? Есть ли способ выполнить работу без этого ресурса? Можно ли увеличить сроки и стоимость выполнения работ, если ресурс не будет получен?
16. Есть ли повторяющиеся проблемы? Если они есть, то есть ли процедура, политика, стандарт или регламент, описывающий процесс решения проблемы? Какие необходимые ресурсы для решения проблемы есть у подчиненного? Границы импровизации при решении проблемы. Как принять наилучшее решение? Есть ли детальный пошаговый план решения проблемы? Прослеживается ли исполнение плана решения проблемы совместно с командой?

Комментариев нет:

Отправить комментарий