Инженерия проектной деятельности. Тренинг №1 Планирование и запуск проекта.

Структура курса «Инженерия проектной деятельности»

Тренинг №1 "Планирование и запуск проекта"

Тренинг №2 «Управление потребностями и требованиями в проекте»

Тренинг №3 «Архитектура проекта»

Тренинг №4 «Управление конфигурацией и изменениями в проекте»

Тренинг №5 «Команда и стейкхолдеры проекта»

Тренинг №1 "Планирование и запуск проекта"

Структура тренинга

1. Первый контакт с заказчиком, начальная проработка возможности
2. Подготовка предпроекта, включая модель жизненного цикла и архитектуру системы (логическая, физическая, платформы)
3. Защита предпроекта и модели жизненного цикла
4. Определение внешних стейкхолдеров
5. Разработка плана управления проектом
6. Планирование содержания проекта (WBS, WBS dictionary) и разработка структуры интегрированной команды проекта (IPT)
7. Оценка стоимости жизненного цикла и разработка бизнес-кейса с финансовыми сценариями развития проекта, обоснование выбора схемы проектного финансирования
8. Выбор и обоснование модели жизненного цикла команды
9. Календарное сетевое планирование и разбиение проекта на гейты
10. Планирование и подготовка запуска проекта (начало финансирования, найм команд и проведение совещаний по запуску проекта, kick-off meetings, KOM)

Вводные

Тренинг предназначен для развития компетенций в области управления проектами организации. Разделение между управлением проектами, системной инженерией и построением систем приведено на рисунке выше. Из 11 практик управления проектами:

• Оценка и планирование на жизненном цикле
• Анализ и управление изменениями
• Обеспечение качества, проверка и приемка, постоянные улучшения
• Анализ бизнес-кейсов
• Управление системной инженерией
• Управление цепями поставок
• Управление построением систем
• Набор, организация, направление людей
• Отслеживание и контроль стоимости, сроков, эффективности и рисков
• Операционное планирование и подготовка
• Операционное управление

Выбраны и в основном планируются к проработке 5:

• Оценка и планирование на жизненном цикле (Тренинг №1, 3)
• Анализ и управление изменениями (Тренинг №4)
• Анализ бизнес-кейсов (Тренинг №1, 2)
• Управление системной инженерией (Тренинг №1-4)
• Набор, организация, направление людей (Тренинг №1, 2, 5)

Обоснование выбора:

• Обеспечение качества, проверка и приемка, постоянные улучшения. По этой теме есть много литературы на русском языке.
• Управление цепями поставок. По этой теме есть много литературы на русском языке.
• Управление построением систем. Имеет сильную отраслевую специфику.
• Отслеживание и контроль стоимости, сроков, эффективности и рисков. По этой теме есть много литературы на русском языке.
• Операционное планирование и подготовка. По этой теме есть много литературы на русском языке, имеет сильную отраслевую специфику.
• Операционное управление. По этой теме есть много литературы на русском языке, имеет сильную отраслевую специфику.

Практики рассматриваются из роли проектного менеджера, сама роль при этом исполняется множеством членов команды и стейкхолдеров.

Описание кейса

Компания онлайн торговли ALLOEXPRESS устроила хакатон на разработку автономного самоуправляющегося автомобиля для доставки малогабаритных грузов на “последней миле”. Хакатон выиграла команда выпускников магистратуры системной инженерии и технологического предпринимательства Февральского федерального университета. Директор по развитию ALLOEXPRESS вложил в эндаумент ФевФУ 15 тысяч Евро на проработку предпроекта по разработке и постановке этой модели грузовика в производство. Ректор ФевФУ назначил руководителем этого проекта заведующего кафедры технологического предпринимательства, а научным руководителем заведующего кафедры системной инженерии и поставил срок 1 месяц на подготовку и внутреннюю защиту предпроекта. На выполнение работ по предпроекту выделены: магистрант кафедры системной инженерии, магистрант технологического предпринимательства, студент 4-го курса кафедры “Системы управления сложными объектами и процессами” и студент 4-го курса по направлению “Проектирование транспортно-технологических систем”. Данный предпроект в случае успешной защиты перед инвесторами ALLOEXPRESS будет засчитан им как курсовая работа.

Первый контакт с заказчиком, начальная проработка возможности

Задача 1. Грант выделен, на завтра назначена первая встреча с директором по развитию ALLOEXPRESS (далее ДПР). Проректор Высшей школы экономики и менеджмента, который также ведет курс по международному электронному бизнесу, прозвонился к ДПР и уточнил его ожидания от встречи, он хочет увидеть структуру презентации предпроекта и сроки подготовки промежуточных результатов с детализацией не более недели. Кроме того, он выясняет, что ДПР 7 лет работал инженером по валидации.

Команда проекта - оба завкафедры, магистранты и студенты 4-го курса, всего 6 человек, собралась для планирования завтрашней встречи, на которой будут еще присутствовать директор эндаумента, проректор и ДПР.

Какие стейкхолдеры присутствуют на совещании?

1. Менеджер проекта
2. Системный инженер
3. Продажник
4. Презентатор
5. Студент
6. Организатор работ
7. Переговорщик
8. Технический писатель
9. Директор по развитию
10. Заказчик
11. Покупатель
12. Инвестор
13. Финансист
14. Оценщик талантов/Хэдхантер

Какие стейкхолдеры будут присутствовать на завтрашнем совещании?

1. Менеджер проекта
2. Системный инженер
3. Продажник
4. Презентатор
5. Студент
6. Организатор работ
7. Переговорщик
8. Технический писатель
9. Директор по развитию
10. Заказчик
11. Покупатель
12. Инвестор
13. Финансист
14. Оценщик талантов/Хэдхантер

• Должна ли команда обсудить состав стейкхолдеров этой встречи?
• Должна ли команда обсудить состав стейкхолдеров завтрашней встречи? В полном объеме или кратко?
• Нужно ли определить интересы и ориентировочные цели стейкхолдеров для завтрашнего совещания?
• Нужно  ли определить роли стейкхолдеров, обязательные к исполнению на завтрашней встрече?
• Нужно ли определить практики, которые должны исполнять стейкхолдеры команды на завтрашнем совещании?
• Нужно ли в явном виде распределить роли стейкхолдеров внутри команды?
• Нужно ли при распределении ролей учитывать имеющиеся компетенции членов команды?

Что нужно сделать дальше и в каком порядке?

А) Определить цели, повестку и структуру совещания, выслать ее на согласование всем участникам

Б) Определить состав предпроекта, минимальные требования к оформлению презентации и ее разделам, распределить работы между участниками

В) Взять номер телефона ДПР у проректора и в телефонном разговоре уточнить характеристики использующей системы грузовика (логистическая система ALLOEXPRESS)

Г) По открытым источникам (социальные сети, сайт компании, публикации) как можно больше узнать о ДПР

Д) Проанализировать текущую ситуацию по карточкам SEMAT

После мозгового штурма команда проекта записала на флип-чарте следующие разделы презентации предпроекта:

1. Варианты логической архитектуры
2. Варианты физической архитектуры
3. Стейкхолдеры
4. План коммуникаций
5. Модель жизненного цикла команды и необходимые компетенции
6. Make or purchase решения
7. Смета проекта
8. Бизнес-кейс и финансовые сценарии проекта
9. Схема финансирования проекта с обоснованием
10. Риски проекта
11. Целевая система, ее граница, использующая система и системы в операционном окружении
12. Варианты модели жизненного цикла и обоснование выбора
13. WBS и структура IPT
14. Стоимость жизненного цикла
15. Список системных платформ (платформа транспортного средства, платформа кузовного хранения грузов, платформа силовой установки, навигационная и ориентационная платформа)
16. Мастер-план проекта

Какие из разделов надо оставить и в какой последовательности расположить? Почему? Как организовать разработку разделов, в какой последовательности? Каким стейкхолдерам нужны какие разделы и на какие интересы они отвечают? Какие методы описания будут использованы для подготовки презентации? Нужно ли уточнить на завтрашней встрече требования к методам описания и у кого уточнять?