суббота, 15 августа 2020 г.

4 шага системного подхода в управлении проектами. Шаг 1 - Функция.

 

Откуда берутся цели проектов?

Почти всю свою карьеру в управлении проектами я интересовался вопросом откуда берутся цели проектов? Почему заказчик или топ-менеджер выбрал именно эту цель? Почему важен именно такой результат и насколько в реальности можно от него отклониться так, чтобы не вызвать недовольства?

Дело в том, что заказчики проекта - это обычно люди из операционной деятельности, связанной с зарабатыванием денег. Там все очень конкретно - если не достиг заданного уровня строго определенного финансового показателя, то бизнес просто схлопнется. Ставки высоки, требования ставятся на пределе, люди ведут себя крайне жестко и последовательно. Мир проектов куда более зыбкий. Ты никогда не можешь достичь планового результата в точности. Всегда есть люфт. Вопрос, уволят тебя за него или нет - очень важный.

И из многолетней практики мне ясно, что никто из заказчиков и не ждет точного достижения поставленных целей. Все ожидают отклонений. И если ты знаешь, как превратить точку цели - бюджет, KPI, доходность и возврат инвестиций в то, что я называю “тессерактом целей”, то управление проектами становится намного проще. Вам надо прийти не в точку в одном мире, а в область в любом из миров.

И достигается это за счет 4 шагов системного подхода - функции, контекста, имплементации и культуры. Разберемся с ними.

КЕЙС

Однажды я сидел на важном совещании. Топ-менеджеры известной розничной торговой сети обсуждали, что делать с бизнес-процессом исполнения заказов магазинов. Текущий процесс не устраивал их по многим параметрам. На смену предлагались два варианта. Первый был описан коротким, очень простым регламентом, его предлагали сами магазины. Второй был куда более сложным, его предлагали логисты и закупщики.

СУТЬ ПРОБЛЕМЫ

Выбор был непростой, потому что сложный регламент позволял исполнять заказы куда быстрее. Но в то же время, с текучкой персонала в 150% в год, время на его освоение работниками, которые уйдут через 8 месяцев, выглядело непозволительной роскошью.

РЕШЕНИЕ

Споры не прекращались, пока я не предложил оставить оба регламента. Эффективный и длинный для "старичков", кто работает давно, и короткий и медленный для всех остальных. И заказы делить на срочные и не очень. Допустим, молочку и другой скоропорт возить по быстрому регламенту, а крупы и сахар по медленному.

МЫСЛИТЕЛЬНЫЙ ХОД

В отличие от окружающих я не думал чем одна процедура лучше другой, я применил классический ход системного мышления - начал думать в функциях. Функция исполнения заказа в моей голове разбилась на две подфункции - оперативное исполнение заказа и регулярное исполнение заказа. И, соответственно, было две реализации, два бизнес-процесса, две группы ролей-исполнителей.

В ЧЕМ ПОЛЬЗА

Когда вы заходите в проект, то не видите функций, не видите алгоритмов. Вы видите только бегающих туда-сюда людей, движение документов и пересылку информации. Сложно увидеть за их действиями логику, если только не знаешь, на что смотреть и как интерпретировать увиденное. Люди с системным подходом видят не только конкретные факты - кто куда пошел и что сделал, но и умеют обобщить эти действия в схему, оптимизировать эту схему, и при этом взять лучшее  из всех предлагаемых вариантов.

Хорошие схемы позволяют охватить мысленным взором больше фактов, учесть больше интересов, тщательно продумать последствия, словом, быть умнее и предусмотрительнее.

Последний, но, наверное, самый важный момент - функциональное мышление позволяет не привязываться к существующим решениям и их ограничениям, оно дает возможность создать что-то принципиально новое. Например, быстрый регламент был построен принципиально по другому, чем короткий.

ЧЕМУ НАДО УЧИТЬСЯ?

Функциональное мышление работает так - вначале мы упаковываем много фактов в одну схему, перестраиваем схему и распаковываем ее в наборы требований, которые мы и отдаем исполнителям. Поэтому учиться надо трем вещам - упаковке фактов в схему, другими словами абстрагированию, перестройке получившейся схемы в другую схему, то есть анализу, и развертыванию схемы в принципиально новое решение, то есть синтезу. Абстрагирование, анализ, синтез - это и есть три составляющие функционального мышления.

Такое мышление позволяет наводить и поддерживать порядок на нескольких уровнях в проекте - от самого нижнего до самого верхнего. Если вы научитесь так думать, то сможете быстро разбираться в сложных проектах и наводить в них порядок.

ИНТРИГА

Остаётся только один вопрос - а откуда приходят требования? Откуда мы знаем, какую функцию надо делать - быструю или компактную? Ответы на эти вопросы будут в следующем ролике “Контекст”. Подписывайтесь на мой канал, ставьте лайки и пишите свои вопросы в комментариях, я обязательно на них отвечу.

Комментариев нет:

Отправить комментарий