Инженерия проектной деятельности. Тренинг №1 Планирование и запуск проекта.

Структура курса «Инженерия проектной деятельности»

Тренинг №1 "Планирование и запуск проекта"

Тренинг №2 «Управление потребностями и требованиями в проекте»

Тренинг №3 «Архитектура проекта»

Тренинг №4 «Управление конфигурацией и изменениями в проекте»

Тренинг №5 «Команда и стейкхолдеры проекта»

Тренинг №1 "Планирование и запуск проекта"

Структура тренинга

1. Первый контакт с заказчиком, начальная проработка возможности
2. Подготовка предпроекта, включая модель жизненного цикла и архитектуру системы (логическая, физическая, платформы)
3. Защита предпроекта и модели жизненного цикла
4. Определение внешних стейкхолдеров
5. Разработка плана управления проектом
6. Планирование содержания проекта (WBS, WBS dictionary) и разработка структуры интегрированной команды проекта (IPT)
7. Оценка стоимости жизненного цикла и разработка бизнес-кейса с финансовыми сценариями развития проекта, обоснование выбора схемы проектного финансирования
8. Выбор и обоснование модели жизненного цикла команды
9. Календарное сетевое планирование и разбиение проекта на гейты
10. Планирование и подготовка запуска проекта (начало финансирования, найм команд и проведение совещаний по запуску проекта, kick-off meetings, KOM)

Вводные

Тренинг предназначен для развития компетенций в области управления проектами организации. Разделение между управлением проектами, системной инженерией и построением систем приведено на рисунке выше. Из 11 практик управления проектами:

• Оценка и планирование на жизненном цикле
• Анализ и управление изменениями
• Обеспечение качества, проверка и приемка, постоянные улучшения
• Анализ бизнес-кейсов
• Управление системной инженерией
• Управление цепями поставок
• Управление построением систем
• Набор, организация, направление людей
• Отслеживание и контроль стоимости, сроков, эффективности и рисков
• Операционное планирование и подготовка
• Операционное управление

Выбраны и в основном планируются к проработке 5:

• Оценка и планирование на жизненном цикле (Тренинг №1, 3)
• Анализ и управление изменениями (Тренинг №4)
• Анализ бизнес-кейсов (Тренинг №1, 2)
• Управление системной инженерией (Тренинг №1-4)
• Набор, организация, направление людей (Тренинг №1, 2, 5)

Обоснование выбора:

• Обеспечение качества, проверка и приемка, постоянные улучшения. По этой теме есть много литературы на русском языке.
• Управление цепями поставок. По этой теме есть много литературы на русском языке.
• Управление построением систем. Имеет сильную отраслевую специфику.
• Отслеживание и контроль стоимости, сроков, эффективности и рисков. По этой теме есть много литературы на русском языке.
• Операционное планирование и подготовка. По этой теме есть много литературы на русском языке, имеет сильную отраслевую специфику.
• Операционное управление. По этой теме есть много литературы на русском языке, имеет сильную отраслевую специфику.

Практики рассматриваются из роли проектного менеджера, сама роль при этом исполняется множеством членов команды и стейкхолдеров.

Описание кейса

Компания онлайн торговли ALLOEXPRESS устроила хакатон на разработку автономного самоуправляющегося автомобиля для доставки малогабаритных грузов на “последней миле”. Хакатон выиграла команда выпускников магистратуры системной инженерии и технологического предпринимательства Февральского федерального университета. Директор по развитию ALLOEXPRESS вложил в эндаумент ФевФУ 15 тысяч Евро на проработку предпроекта по разработке и постановке этой модели грузовика в производство. Ректор ФевФУ назначил руководителем этого проекта заведующего кафедры технологического предпринимательства, а научным руководителем заведующего кафедры системной инженерии и поставил срок 1 месяц на подготовку и внутреннюю защиту предпроекта. На выполнение работ по предпроекту выделены: магистрант кафедры системной инженерии, магистрант технологического предпринимательства, студент 4-го курса кафедры “Системы управления сложными объектами и процессами” и студент 4-го курса по направлению “Проектирование транспортно-технологических систем”. Данный предпроект в случае успешной защиты перед инвесторами ALLOEXPRESS будет засчитан им как курсовая работа.

Первый контакт с заказчиком, начальная проработка возможности

Задача 1. Грант выделен, на завтра назначена первая встреча с директором по развитию ALLOEXPRESS (далее ДПР). Проректор Высшей школы экономики и менеджмента, который также ведет курс по международному электронному бизнесу, прозвонился к ДПР и уточнил его ожидания от встречи, он хочет увидеть структуру презентации предпроекта и сроки подготовки промежуточных результатов с детализацией не более недели. Кроме того, он выясняет, что ДПР 7 лет работал инженером по валидации.

Команда проекта - оба завкафедры, магистранты и студенты 4-го курса, всего 6 человек, собралась для планирования завтрашней встречи, на которой будут еще присутствовать директор эндаумента, проректор и ДПР.

Какие стейкхолдеры присутствуют на совещании?

1. Менеджер проекта
2. Системный инженер
3. Продажник
4. Презентатор
5. Студент
6. Организатор работ
7. Переговорщик
8. Технический писатель
9. Директор по развитию
10. Заказчик
11. Покупатель
12. Инвестор
13. Финансист
14. Оценщик талантов/Хэдхантер

Какие стейкхолдеры будут присутствовать на завтрашнем совещании?

1. Менеджер проекта
2. Системный инженер
3. Продажник
4. Презентатор
5. Студент
6. Организатор работ
7. Переговорщик
8. Технический писатель
9. Директор по развитию
10. Заказчик
11. Покупатель
12. Инвестор
13. Финансист
14. Оценщик талантов/Хэдхантер

• Должна ли команда обсудить состав стейкхолдеров этой встречи?
• Должна ли команда обсудить состав стейкхолдеров завтрашней встречи? В полном объеме или кратко?
• Нужно ли определить интересы и ориентировочные цели стейкхолдеров для завтрашнего совещания?
• Нужно  ли определить роли стейкхолдеров, обязательные к исполнению на завтрашней встрече?
• Нужно ли определить практики, которые должны исполнять стейкхолдеры команды на завтрашнем совещании?
• Нужно ли в явном виде распределить роли стейкхолдеров внутри команды?
• Нужно ли при распределении ролей учитывать имеющиеся компетенции членов команды?

Что нужно сделать дальше и в каком порядке?

А) Определить цели, повестку и структуру совещания, выслать ее на согласование всем участникам

Б) Определить состав предпроекта, минимальные требования к оформлению презентации и ее разделам, распределить работы между участниками

В) Взять номер телефона ДПР у проректора и в телефонном разговоре уточнить характеристики использующей системы грузовика (логистическая система ALLOEXPRESS)

Г) По открытым источникам (социальные сети, сайт компании, публикации) как можно больше узнать о ДПР

Д) Проанализировать текущую ситуацию по карточкам SEMAT

После мозгового штурма команда проекта записала на флип-чарте следующие разделы презентации предпроекта:

1. Варианты логической архитектуры
2. Варианты физической архитектуры
3. Стейкхолдеры
4. План коммуникаций
5. Модель жизненного цикла команды и необходимые компетенции
6. Make or purchase решения
7. Смета проекта
8. Бизнес-кейс и финансовые сценарии проекта
9. Схема финансирования проекта с обоснованием
10. Риски проекта
11. Целевая система, ее граница, использующая система и системы в операционном окружении
12. Варианты модели жизненного цикла и обоснование выбора
13. WBS и структура IPT
14. Стоимость жизненного цикла
15. Список системных платформ (платформа транспортного средства, платформа кузовного хранения грузов, платформа силовой установки, навигационная и ориентационная платформа)
16. Мастер-план проекта

Какие из разделов надо оставить и в какой последовательности расположить? Почему? Как организовать разработку разделов, в какой последовательности? Каким стейкхолдерам нужны какие разделы и на какие интересы они отвечают? Какие методы описания будут использованы для подготовки презентации? Нужно ли уточнить на завтрашней встрече требования к методам описания и у кого уточнять?

Инженерия проектной организации - описание тренинга (Модуль 1)

В этом тексте:

1. Описывается применение системного подхода в управлении проектами
2. Показывается связь стандартов системной инженерии и стандартов управления проектами
3. Кратко описывается подход к гармонизации стандартов системной инженерии и управления проектами

Для кого текст:

1. Для руководителей проектов
2. Для руководителей рабочих и проектных групп по направлениям
3. Для системных инженеров
4. Для инженеров предприятия

В чем польза текста:

1. Описан фреймворк прикладного уровня, который можно использовать для стандартизации и автоматизации управления проектами, разработки обучающих курсов команды и персонала проекта
2. Закладывает основу под тьюторские программы для руководителей проектов по направлению системного менеджмента и лидерства
3. Описывает некоторые архитектурные решения кибернетических организаций

Оглавление:

1. Текущая структура курса основ системного мышления, менеджмента и лидерства
2. Постановка проблемы и описание возможности
3. Метамодель практики
4. Модель практики управления проектами
5. Архитектурные требования к тренингу по управлению проектами
6. План работ

Текущая структура курса основ системного мышления, менеджмента и лидерства

Текущая структура курса обучения дает основы СМ и обзор практик жизненного цикла “железных” систем и систем с людьми. Это развитие вширь, его цель - показать потенциал возможностей применения системного подхода в деятельности. Дальнейшее развитие курса предусматривает специализацию. Одно из направлений специализации - инженерия проектной организации. Направление состоит из пяти учебных модулей:

1. Системный проектный менеджмент. Запуск, планирование и контроль исполнения проекта. Фреймворк 2pizza200mil.
2. Управление требованиями в проектах. Какие организационные структуры нужны в проектной организации для управления требованиями, по каким процессам они работают.
3. Архитектура проекта. Какие основные организационные и технические решения принимаются при запуске проекта, как построить проектную организацию, которую потом можно будет распустить.
4. Управление конфигурацией проекта. Какие элементы проектной организации подлежат контролю конфигурации, как организовать и обеспечить контроль конфигурации.
5. Управление командой и стейкхолдерами проекта. Как обеспечить качественное заполнение организационных мест в проекте, обеспечить поддержку команды внешними стейкхолдерами и организовать эффективную подотчетность проекта.

Постановка проблемы и описание возможности

Стандарты управления проектами, бизнес-анализа и стандарты системной и программной инженерии не полностью гармонизированы между собой. Отсутствует явно выраженная онтология предметной области, которая связывает практические наработки свода знаний управления проектами с понятиями системной и программной инженерии.

Коммерчески доступная тренировочная и обучающая база управления проектами и бизнес-анализа не учитывает развития системного подхода за 2005-2017 год и фактически оперирует практиками начала 90-х.

Коммерчески доступная тренировочная база системной и программной инженерии крайне ограничена, отраслевых решений нет. Обучение проводится внутри компаний.

Разработка онтологии предметной области, прикладного фреймворка и обучающих материалов для освоения фреймворка позволяет соединить теоретические наработки системной и программной инженерии с широкой обучающей базой по управлению проектами и бизнес-анализу. Это позволит готовить специалистов по управлению проектами, которые за счет более качественного теоретического образования смогут реализовывать более сложные проекты либо вести параллельно большее количество проектов сравнимого уровня сложности.

Метамодель практики

При описании практики управления проектами будет использоваться эта метамодель.

Объект метамодели	Пояснения
Практика и ее структура	Название практики, из каких подпрактик она состоит. Например, практика управления проектами может состоять из подпрактик “Планирование и запуск проекта”, “Оценка и контроль проекта”, “Поставка продукции”, “Обеспечение проекта и управление инфраструктурой”, “Закрытие проекта”.
Производственный потенциал практики	Capability. Организационный потенциал практики, чем она полезна. Например, производственный потенциал практики управления проектами в том, что ее применение снижает риски при поставке и комплексировании сложных систем, в особенности если в поставку и комплексирование вовлечено несколько поставщиков или сторон контракта. Также практика служит руководством при разрешении конфликтов в многосторонних ситуациях поставки и комплексирования с высокими рисками.
Уровень зрелости	Оценка степени освоения организацией практики. Например, для управления проектами может использоваться Р3М3.
Объектный фреймворк и онтология практики, дисциплины в основе практики	Как моделируется предметная область - объекты и их отношения. Какие учебные дисциплины лежат в основе практики? Например, свод знаний по управлению проектами 5 издание вводит 47 часто используемых понятий и терминов, которые часто используются при обсуждении проектов и свыше 300 терминов в глоссарии. Эти понятия и термины связаны между собой и используются для отвлеченного, абстрактного описания самых важных моментов проектных ситуаций и переноса опыта между проектами и людьми. Несколько типовых понятий управления проектами - критический путь, критическая цепь, модель расписания, освоенный объем, буфер проекта, иерархическая структура работ, этап проекта, контрольная точка, пакет работ, операция.
Поток событий при выполнении практики	Какие состояния проходят объекты из онтологии предметной области. Примером могут служить абстрагированные контрольные точки проекта “Устав проекта подписан”, “Поставка продукции произошла”, “Иерархическая структура работ утверждена”.
Бизнес-требования к автоматизации	Какие задачи должно решать программное обеспечение, поддерживающее практику? Какие области деятельности можно автоматизировать и как?
Используемые сервисы информационных систем	Что должно делать программное обеспечение, в каком виде происходит взаимодействие со стейкхолдерами, интерфейсы и уровни сервиса.
Стейкхолдеры команды	Какие роли в команде необходимы для выполнения практики. Например, для выполнения практики управления проектами необходимы: планировщики расписаний, стоимостные инженеры, эксперты предметных областей, финансовые контролеры, инженеры по качеству, риск-менеджеры, инженеры-оценщики, инженеры по управлению конфигурацией, операционные менеджеры, инженеры по управлению цепями поставок, специалисты по закупкам и другие.
Компетенции команды	Какие знания, умения и навыки необходимы для исполнения данных ролей в этой практике. Например, для финансового контролера в практике управления проектами необходимы компетенции проектного финансового учета по бюджетным кодам ИСР, расчета освоенного объема и оценки ОО по завершению, анализу расхождений по статьям бюджета и управлению конфигурацией бюджета. Примерами фреймворков по компетенциям команды могут служить PMCDF и ICB.
Профиль компетенции команды	Модель, описывающая компетенции ролей, необходимых для исполнения всех практик выбранной модели жизненного цикла.

Модель практики управления проектами

Архитектурные требования к тренингу по управлению проектами

1. Все материалы тренинга должны быть доступны на русском языке
2. Используемые понятия должны соответствовать PMBOK, PRINCE2 (ссылка 1, ссылка 2), ГОСТ Р 57101-2016, ГОСТ Р 57102-2016, ГОСТ Р 57193-2016, ГОСТ Р 57100-2016 и карточкам SEMAT Essence
3. Тема и предметная область учебного проекта должны быть понятны более 90% целевой аудитории
4. Структура обучения должна соответствовать обычной/типовой последовательности запуска крупного проекта внутри достаточно крупной компании
5. Структура учебного проекта должна отвечать принятым практикам коммерческих проектов
6. Тренинг должен вводить абстракции и подкреплять их учебными задачами разной степени сложности
7. Тренинг должен отрабатывать навыки работы руководителя проекта с планировщиком задач, трекером, Excel, редактором ArchiMate, текстовым редактором и чек-листами SEMAT Essence
8. Тренинг должен быть устроен по принципу перевернутого класса с обширным теоретическим материалом и блоком задач для изучения дома
9. Тренинг должен опираться на системные мыслемы
10. Должны тренироваться переходы на разные системные уровни, переключения между холархиями в зависимости от стейкхолдеров

План работ

1. В качестве учебной задачи взять проект запуска самоуправляемого автомобиля. Рассмотреть ход планирования и реализации проекта для инженерного центра, завода, дилерского центра и покупателя.
2. Разработать несколько версий устава проекта и показать, как архитектурная работа связана с разработкой устава проекта.
3. Показать последовательную проработку инженерной и управленческой частей проекта во время планирования проекта. Продемонстрировать связь принимаемых инженерных и управленческих решений, типовые проблемы и способы их решения. Показать, к каким финансовым потерям приводит отсутствие системного подхода и несоблюдение практик управления проектами.
4. Показать типовой процесс набора персонала на проект и связать с материалами тренинга по системному лидерству и управлению жизненным циклом человеческого капитала.
5. Показать типовой процесс подготовки к установочному собранию и запуску проекта. Продемонстрировать переход от кейс-менеджмента к проектному управлению.
6. Показать типовой процесс поиска и номинации поставщика или подрядчика.
7. Показать типовой процесс прохождения контрольной точки проекта.
8. Показать типовой процесс прохождения гейта и сверки конфигурационных базисов.
9. Показать типовой процесс сдачи продукции заказчику, проблемы проверки, комплексирования и приемки.